ECONOMIE Si CONTABILITATE

marți, 11 ianuarie 2011

Balanta de verificare

Balanţa de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactităţii înregistrărilor contabile şi controlul concordanţei dintrecontabilitatea sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza căruia se întocmesc situaţiile financiare.

Balanţa de verificare a conturilor sintetice, precum şi balanţele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare, şi ori de câte ori se consideră necesar.

Balanţa de verificare trebuie sa cuprindă :

1. Simbolul şi denumirea conturilor, în ordine, din planul de conturi în vigoare;

2. Totalul sumelor înregistrate în debitul său;

3. Totalul sumelor înregistrate în creditul său;

4. Soldul contului.

Funcţiile balanţei de verificare sunt:

1. Funcţia de verificare a exactităţii înregistrărilor efectuate în conturi;

2. Funcţia de verificare a concordanţei dintre conturile sintetice şi conturile analitice;

3. Funcţia de instrument de legătură între conturile sintetice şi bilanţ;

4. Funcţia de grupare şi centralizare a datelor înregistrate în conturi;

5. Funcţia de instrument de analiză şi sinteză a activităţilor economice.

Erorile descoperite cu ajutorul balanţei de verificare

1. Erori de întocmire a balanţei de verificare

2. Erori de închidere a conturilor

3. Erori de înregistrare în cartea mare

4. Erori cu stabilirea sumelor din formulele contabile compuse.

Sistemul conturilor

Standardele internaţionale de contabilitate cercetează şi argumentează ştiinţific evenimentele şi soluţiile corespunzătoare, evident într-un câmp de rezoluţii alternative, aşa că atunci când trecem la utilizarea practică a conturilor trebuie să avem în vedere că orice cont se circumscrie într-un anume perimetru, într-un "cadru general" denumit şi "Plan contabil general", construit şi el după o serie de reguli specifice care ţin seama de funcţionalitatea conturilor, de conţinutul lor economic, de acoperirea necesităţilor de informare, de calcul şi control economic etc. (Atenţie, nu uitaţi să învăţaţi, în prealabil, ce este contul)!

În cadrul standardelor de contabilitate, planul contabil general reprezintă "platforma" de lansare a întregului mecanism de reprezentare şi calcul al situaţiei patrimoniale şi al rezultatelor obţinute. Fiecare cont dimensionat în cadrul planului se delimitează ca o pistă pe care aleargă datele în vederea constituirii indicatorilor economici şi financiari necesari în gestiune şi comunicare, în măsurarea poziţiei financiare şi a performanţelor. În structura sa cea mai generală conturile sunt sistematizate, înainte de toate, pe clase omogene cu o adresă clar delimitată. Dacă analizăm această structură aşa cum este ea reglementată în ţara noastră, în consens cu normele internaţionale de contabilitate, constatăm următorul tablou al conturilor (valabil pentru orice tip de persoană juridică, eventualele paricularităţi regăsindu-se în interiorul claselor:

- clasa 1: Conturi de capitaluri (inclusiv rezultate)

- clasa 2: Conturi de active imobilizate

- clasa 3: Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie

- clasa 4: Conturi de terţi (decontări),

- clasa 5: Conturi de trezorerie

- clasa 6: Conturi de cheltuieli

- clasa 7: Conturi de venituri

- clasa 8: Conturi speciale

- clasa 9: Conturi interne de gestiune

Documente si registre contabile

1. Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar şi alte drepturi şi obligaţii, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise. Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, reactualizată prin O.G.nr.70 din 13 aug. 2004 precum şi a celorlalte prevederi legale privind întocmirea şi utilizarea formularelor comune şi a celor cu regim special necesare în activitatea financiară şi contabilă, orice operaţiune economică efectuată se consemnează într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente, care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează deopotrivă răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.

În ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particularităţi de conţinut şi restricţii de completare şi circulaţie: unele se întocmesc în unitate, altele vin sau pleacă spre exterior, unele înscrisuri au caracter de dispoziţie, altele de execuţie şi justificare etc., în funcţie de "tratarea" şi complexitatea lor, reţinând totuşi existenţa în practica curentă a trei mari categorii şi anume:

§ a) Documente justificative prin intermediul cărora se atestă efectuarea ca atare a operaţiilor economice şi care formează de fapt masa covârşitoare a acestora;

§ b) Documente de evidenţă şi prelucrare contabilă;

§ c) Documente de sinteză şi raportare contabilă şi financiar-fiscală.

2. Documentele primare se transpun în „conturi”, pe principiul „dublei înregistrări”, prin intermediul „formulei contabile”, respectând cu stricteţe procedeele specifice metodei contabilităţii – iar toate acestea ţin de alfabetul ştiinţei care se presupune, apriori, că este cunoscut. „Prelucrarea” contabilă a documentelor se face prin intermediul „registrelor” şi numai în urma acestor operaţii ele devin documente justificative.

3. Conform art. 19 şi 20 din Legea contabilităţii nr.82/1991 (republicată 2004): „registrele de contabilitate obligatorii sunt: registrul-jurnal, registrul inventar şi registrul cartea mare. Acestea se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia lor şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită, în orice moment, identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.”

a) Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează în mod cronologic, operaţiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau intrare a acestora în unitate. Registrul-jurnal se întocmeşte de fiecare instituţie şi de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie, zilnic sau lunar, după caz, prin înregistrarea cronologică, fără ştersături şi spaţii libere, a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ şi de pasiv (şi implicit formula contabilă de poziţionare corespunzătoare). Registrul-jurnal poate îmbrăca forma unui registru-jurnal general şi, eventual, a unor registre-jurnal auxiliare. În cazul în care se folosesc jurnale auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se trece în registrul-jurnal general (care devine un registru centralizator de control). În condiţiile conducerii contabilităţii cu ajutorul tehnicii de calcul fiecare operaţiune se va înregistra în mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a documentelor. În această situaţie registrul-jurnal se editează lunar, iar paginile vor fi numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial se completează lunar prin preluarea totalului din registrul-jurnal obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul. Operaţiile de aceeaşi natură, privind acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate într-un document centralizator, care stă la baza înregistrării în registrul-jurnal.

Principalele registre-jurnal auxiliare care pot fi utilizate sunt cele privind aprovizionările, vânzările, trezoreria, operaţiile diverse, în funcţie de necesităţile instituţiei. Periodic, de regulă lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează în registrul-jurnal general. Deci, registrul-jurnal înlocuieşte foile volante ale "notei contabile", iar totalul registrului-jurnal verifică "totalul rulajelor din luna curentă” a balanţei de verificare.

b) Registrul - inventar este un document obligatoriu în care se înregistrează toate elementele patrimoniale de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform posturilor din bilanţul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil. Registrul - inventar se întocmeşte la înfiinţarea instituţiei, anual la închiderea exerciţiului, cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi în procesele verbale de inventariere, prin gruparea elementelor de activ şi de pasiv. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice. Registrul inventar serveşte ca document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii şi ca probă în diverse litigii. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi se scad ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului).

c) Registrul "Cartea mare" este un document contabil obligatoriu în care se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în registrul-jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare, rulajele creditoare şi soldurile finale. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare şi se conduce de fiecare instituţie, precum şi de fiecare subunitate a acesteia, cu contabilitate proprie. Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub formă de registru sau foi volante şi listări informatice legate sub formă de registru, după caz. Registrele de contabilitate prevăzute se numerotează înainte sau pe măsura întocmirii lor, iar la închiderea conturilor, acestea se barează, nefiind admisă înregistrarea unor operaţii ulterioare. Registrul-jurnal şi registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare. Registrul-jurnal şi registrul-inventar se numerotează şi se şnuruiesc înainte de depunere la organele fiscale teritoriale pentru parafare şi înregistrare.

Atentie la conţinut: registrul inventar nu ţine locul documentelor de inventariere, nu calculează plusurile şi minusurile, ci compară valorile stocurilor, creanţelor, datoriilor, imobilizărilor existente la finele anului – valorile contabile cu valorile juste, de piaţă în scopul redimensionării provizioanelor (creşterii – descreşterii).

3. Balanţa de verificare: Pentru verificarea înregistrării corecte în contabilitate a operaţiilor patrimoniale se întocmeşte lunar balanţa de verificare (a conturilor, evident).

Balanţa de verificare cuprinde, pentru toate conturile sintetice, următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor (în ordinea din planul de conturi), totalul sumelor debitoare şi creditoare ale lunii precedente, rulajele curente debitoare şi creditoare ale lunii curente, totalul rulajelor cumulate de la începutul anului până la zi, debitoare şi creditoare ale lunii curente, soldurile finale debitoare şi creditoare (deci balanţe de verificare cu „patru serii de egalităţi”) Balanţa de verificare la 1 ianuarie se completează cu soldurile finale debitoare şi creditoare ale lunii decembrie. Cu ajutorul balanţei de verificare se certifică corelaţiile dintre egalităţile generate de dubla înregistrare a operaţiilor patrimoniale în contabilitate, respectiv concordanţa dintre totalul înregistrărilor din registrul-jurnal şi totalul rulajelor debitoare şi totalul rulajelor creditoare din balanţă, precum şi concordanţa dintre totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din cartea mare şi totalul soldurilor finale debitoare şi creditoare din balanţă. Balanţa de verificare se întocmeşte atât pentru conturile sintetice cât şi pentru cele analitice; pentru conturile analitice se poate întocmi numai situaţia soldurilor (balanţa soldurilor). Prin intermediul balanţei de verificare analitice se verifică concordanţa dintre conturile sintetice şi conturile lor analitice.

Instituţiile publice care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure respectarea normelor contabile şi controlul datelor înregistrate în contabilitate, precum şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice. Sistemele de prelucrare automată a datelor trebuie să permită, în orice moment, reconstituirea elementelor şi conţinutului conturilor, a listelor şi informaţiilor supuse verificării, pornind fie de la datele de intrare, fie în ordine inversă de la conţinutul sintetic al conturilor, listelor sau altor informaţii pe baza cărora să se poată determina datele de intrare. Organele de control, cu ocazia verificărilor ce le efectuează la instituţiile care prelucrează în sistem automat datele din contabilitate, au dreptul de acces la documentaţia de analiză, programare şi de utilizare a tehnicii de calcul, în vederea efectuării corespunzătoare a testelor necesare. Exerciţiul bugetar începe la 1 ianuarie şi se încheie la 31 decembrie, cu excepţia primului an de activitate, când acesta începe la data înfiinţării instituţiei publice prin actul normativ de înfiinţare. Această prevedere îşi are suporturile sale istorice, tradiţionale, legislative şi chiar astronomice sau climatice.

Organizarea contabilitatii

Orice entitate persoană juridică, nu poate funcţiona decât împreună cu propria contabilitate, ca o cerinţă obiectivă a gestiunii financiare, ordinea şi disciplina fiind cerinţe ale legii, dar şi ale propriului statut. Cu atât mai fermă este constatarea în cazul acelor instituţii care gestionează banul public, care se leagă direct de la bugetul de naţional aprobat la rândul lui, de Parlamentul ţării. În interiorul persoanei juridice, în ansamblul mecanismului său funcţional, organizarea şi asigurarea funcţionării acitivităţii de contabilitate este o chestiune de management, cu multe implicaţii, care angajează fonduri, oameni, tehnică de calcul şi necesită o specializare destul de riguroasă.

Persoanele juridice organizează şi realizează contabilitatea, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic (financiar), contabilul şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare şi răspund, împreună cu personalul din subordine, de organizarea şi conducerea contabilităţii, în condiţiile legii.

În sensul prevederilor Legii finanţelor publice nr. 500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezintă o structură organizatorică în cadrul instituţiei publice, în care este organizată execuţia bugetară (serviciu, birou, compartiment). Şeful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocupă funcţia de conducere a compartimentului financiar-contabil şi care răspunde de activitatea de încasare a veniturilor şi de plată a cheltuielilor sau, după caz, una dintre persoanele care îndeplineşte aceste atribuţii în cadrul unei instituţii publice care nu are în structura sa un compartiment financiar-contabil sau persoana care îndeplineşte aceste atribuţii pe bază de contract, în condiţiile legii.

Numirea directorului economic, a contabilului şef sau a altei persoane împuternicită să îndeplinească această funcţie, din cadrul ministerelor, celorlalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale şi alte autorităţi publice ai căror conducători au calitatea de ordonatori principali de credite, se face cu avizul Ministerului Finanţelor Publice. Directorii economici, contabilii şefi şi alte persoane împuternicite să îndeplinească această funcţie din cadrul instituţiilor subordonate ministerelor şi celorlalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale se numesc cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil din cadrul ministerului sau organului central respectiv, pe baza propunerii ordonatorului de credite ale instituţiei respective. Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul consiliilor locale, municipale, ale sectoarelor municipiului Bucureşti, orăşeneşti şi comunale, se numesc cu avizul direcţiilor generale ale finanţelor publice judeţene şi a municipiului Bucureşti. Conducătorii compartimentelor financiar-contabile din cadrul instituţiilor publice finanţate din bugetele consiliilor locale municipale, ale sectoarelor municipiului Bucureşti, orăşeneşti şi comunale se numesc cu avizul conducătorului financiar-contabil al consiliului local respectiv. Contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii şi de alte persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv contabil autorizat, care răspund potrivit legii. Instituţiile publice la care contabilitatea nu este organizată în compartimente distincte sau care nu au personal încadrat cu contract individual de muncă, potrivit legii, pot încheia contracte de prestări de servicii, pentru conducerea contabilităţii şi întocmirea situaţiilor financiare trimestriale şi anuale, cu societăţi comerciale de expertiză contabilă sau cu persoane fizice autorizate, conform legii. Încheierea contractelor se face cu respectarea reglementărilor privind achiziţiile publice de bunuri şi servicii. Plata serviciilor respective se face din fonduri publice cu această destinaţie.

În acest scop, persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii trebuie să asigure, potrivit legii, condiţiile necesare pentru întocmirea documentelor justificative privind operaţiunile economice, organizarea şi conducerea corectă şi la zi a contabilităţii, organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, precum şi valorificarea rezultatelor acesteia, respectarea regulilor de întocmire a situaţiilor financiare, depunerea la termen a acestora la organele în drept, păstrarea documentelor justificative, a registrelor şi situaţiilor financiare, organizarea contabilităţii de gestiune adaptate la specificul persoanei juridice.

Contabilitatea se ţine în limba română şi în moneda naţională. Contabilitatea operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută, potrivit reglementărilor elaborate în acest sens.

Reflectarea în contabilitatea instituţiilor publice a operaţiunilor privind primirea şi utilizarea contribuţiei financiare nerambursabile a Comunităţii Europene se face în lei şi în EURO. Conversia dintre EURO şi moneda naţională se efectuează la cursul de schimb lunar al EURO, calculat pe baza cursului de schimb valabil în penultima zi lucrătoare a lunii precedente lunii pentru care se stabileşte cursul valutar. Operaţiunile privind încasările şi plăţile în valută se înregistrează în contabilitate la cursul zilei precedente, comunicat de BNR. La data întocmirii situaţiilor financiare, elementele monetare exprimate în valută (disponibilităţi şi alte elemente asimilate, creanţe şi datorii în valută) se reevaluează la cursul comunicat de Banca Naţională a României valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Obiectul si functiile contabilitatii

Concepţia juridică consideră că obiectul contabilităţii îl formează patrimoniul unui subiect de drept, privit prin prisma relaţiilor juridice, adică drepturi şi obligaţii pecuniare ale unei persoane fizice sau juridice, în corelaţie cu obiectele (bunurile, valorile) corespunzătoare.

Concepţia economică defineşte ca obiect al contabilităţii circuitul capitalului privit sub aspectul destinaţiei lui, respectiv capital fix şi capital circulant, şi sub aspectul modului de dobândire, respectiv capital propriu şi capital străin (atras şi împrumutat).

Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991, obiectul contabilităţii patrimoniului îl constituie reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile şi imobile, inclusiv solul, bogăţiile naturale, zăcămintele şi alte bunuri cu potenţial economic, disponibilităţile băneşti, titlurile de valoare, drepturile şi obligaţiile persoanelor fizice sau juridice (subiecţi de drept), precum şi mişcările şi modificările intervenite în urma operaţiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile şi rezultatele obţinute de acestea.

În lucrarea „Bazele contabilităţii” din 1980, profesorul D. Rusu defineşte obiectul contabilităţii ca fiind ansamblul mişcărilor de valori, exprimabile în bani, dintr-un perimetru de mică sau mare întindere (regie autonomă, societate comercială, instituţie publică, societate bancară etc.) precum şi raporturile economico-juridice în care unitatea patrimonială este parte şi care generează decontări băneşti; calculele contabilităţii reflectă deodată mişcarea şi transformarea mijloacelor precum şi resursele în ordinea lor de formare şi după destinaţia lor în procesul de reproducţie. Aceasta este în prezent concepţia şcolii ieşene de contabilitate.

Funcţiile contabilităţii

§ Funcţia de înregistrare şi prelucrare a datelor constă în consemnarea, potrivit unor principii şi reguli proprii, a proceselor şi fenomenelor economice ce apar în cadrul unităţilor patrimoniale şi se pot exprima valoric.

§ Funcţia de informare constă în furnizarea de informaţii privind structura şi dinamica patrimoniului, a situaţiei financiare şi rezultatelor obţinute în scopul fundamentării deciziilor. Contabilitatea are o funcţie de informare internă (pentru conducerea unităţii) şi o funcţie de informare externă (a terţilor).

§ Funcţia de control gestionar constă în verificarea cu ajutorul informaţiilor contabile a modului de păstrare şi utilizare a valorilor materiale şi băneşti, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare etc.

§ Funcţia juridică - datele furnizate de contabilitate şi documentele de evidenţă servesc ca mijloc de probă în justiţie, pentru a dovedi realitatea unor operaţii economice şi a stabili răspunderea patrimonială pentru pagubele produse.

§ Funcţia previzională - informaţiile contabile aferente unei perioade deja încheiate pot fi folosite pentru determinarea tendinţelor de evoluţie a fenomenelor şi proceselor economice viitoare.

Principiul dublei inregistrari

Dubla înregistrare este un principiu, o conventie fundamentala, conform careia orice operatie economica se introduce in contabilitate prin afectarea simultana si cu aceeasi suma, a doua conturi, din care unul se debiteaza si altul se crediteaza. Dubla inregistrare face parte dintr-o tripleta - contul, dubla inregistrare si analiza contabila a operatiilor economice - care definesc functionarea sistemului de inregistrare contabila.

Cand vorbim de "dubla înregistrare" trebuie sa avem in vedere ca ea nu este doar un principiu (oarecare) al contabilitatii, ci, mai mult, o culme a gandirii contabile, rationamentul fundamental pe baza caruia Luca Paciolo si-a construit modelul matematic, ce a devenit apoi o stiinta de capatai a economiei -contabilitatea- si care antreneaza deopotriva: sistemul documentelor, registrele, bilantul initial, conturile si regulile de functionare a acestora, etc., toate acestea dand caracterul de infailibilitate al contabilităţii, în calitatea sa de sistem ideal pentru evidenţierea capitalului şi a patrimoniului administrat, privit sub dublul său aspect: de valori economice şi de obligaţii sau resurse.

La rândul său dubla înregistrare derivă din următoarele raţionamente de bază: a) bilanţul, ca procedeu metodologie, reflectă patrimoniul sub un dublu aspect şi anume: al conţinutului şi structurii sale material-monetare pe de-o parte, al surselor de provenienţă şi obligaţiilor pe de altă parte; b) sub o altă faţetă orice operaţie economică produce inevitabil o dublă modificare În situaţia patrimonială a agentului economic, reprezentată prin intermediul bilanţului contabil; c) dacă pentru fiecare post al bilanţului, în contabilitatea curentă se deschide câte un cont, Înseamnă că orice operaţie sau fenomen, atestate prin documente, va afecta neapărat două conturi; d) legătura totală (şi în dublu sens) dintre posturile bilanţului şi conturi, precum şi mecanismul de funcţionare a acestora sunt astfel concepute încât în mod implacabil orice operaţie afectează simultan două conturi şi anume debitul unuia şi creditul altuia. Sintetizând deci fenomenul metodologic al dublei înregistrări este important să se reţină următoarele aspecte ce ţin de metodă, procedurile şi conexiunile contabile:

§ înregistrarea concomitentă a unei operaţii economice în două conturi şi anume în debitul unui cont şi în creditul altui cont poartă numele de "dublă inregistrare", ca cea mai perfectă convenţie contabilă de înscriere ("blocare") în conturi, respectiv de codificare a operaţiilor şi fenomenelor economice care traversează gestiunea patrimonială a agentului economic, instituţional, public etc.

§ între cele două conturi care reflectă o anumită operaţie economică se stabileşte o legătură logică, de reciprocitate care poartă numele de "corespondenţa conturilor" (iar conturile folosite se numesc "conturi corespondente").

§ reprezentarea practic-curentă a dublei înregistrări se realizează prin intermediul unei "egalităţi valorice" perfecte denumită formulă contabilă (sau "articol contabil"), în care elementele de "translocare" în conturi a fenomenelor se regăsesc aşezate grafic, pe macheta Registrului jurnal :

Contul care = Contul care - Suma unică ce se se debiteaza se crediteaza inscrie in fiecare cont

Dar problema nu este deloc simpla, pentru ca orice operatie economica trebuie supusa unei analize contabile sub aspectul modificarilor ce se produc in sistemul bilantier de reflectare a patrimoniului si implicit al conturilor ce le evidentiaza .

Analiza contabilă constă în cercetarea pe bază de documente a fiecărei operaţii economice, în scopul stabilirii conturilor corespondente şi a părţii acestora (de bit sau credit) în care urmează să fie înregistrată operaţia respectivă. Analiza contabilă se parcurge "pas cu pas" în următoarea ordine:

§ - determinarea elementelor de activ sau de pasiv ale reprezentării bilanţiere care au suferit modificări ca urmare a operaţiei ce a avut loc şi care trebuie înregistrată, precum şi sensul acestor modificări (de scădere sau de majorare a elementelor respective);

§ - stabilirea conturilor corespondente cu ajutorul cărora se ţine evidenţa elementelor de activ sau de pasiv la care se referă operaţia economică ce trebuie Înregistrată;

§ - definitivarea, potrivit regulilor de funcţionare a conturilor, a părţii (debit sau credit) fiecărui cont în care urmează să se Înregistreze operaţia supusă analizei.

În activitatea practică de realizare a lucrărilor contabile, etapa de "analiză" se parcurge deseori instantaneu, invizibil, în funcţie de experienţă şi cunoaştere dar, oricum, rezultatul său îl constituie stabilirea corectă a egalităţii conturilor sau a formulei contabile de reflectare a respectivei operaţii economice.

Sa vedem un caz.

§ Firma "X" cumpara materiale de intretinere de la un « tert » (furnizor): pretul comerciantului – 1.000 Lei , plus 19% taxa pe valoarea adaugata: 190 Lei ; total de plata: 1.190 Lei.

§ Documentele oficiale sunt: factura si nota de intrare-receptie.

§ Modificarile produse, privite global, inseamna: cresterea activelor patrimoniale concomitent cu cresterea datoriilor, pentru suma ce trebuie platita furnizorului.

§ Dar formula contabila trebuie sa mai tina seama si de alti factori: daca cele doua firme sunt sau nu platitoare de t.v.a., daca materialele se predau pe loc sau urmeaza a fi ridicate mai tarziu, daca plata se face pe loc in numerar sau urmeaza a emite un ordin de plata sau un bilet la ordin, cine plateste transportul si multe altele.

§ (a) Daca cumparatorul sau vanzatorul nu sunt platitori de t.v.a.:

301 = 401 1.190 1.190 Materiale auxiliare Furnizori (suma de plata)

Aceasta este formula contabilă şi întrucât se debitează şi, respectiv, se creditează numai câte un cont se numeşte "formulă contabilă simplă".

§ (b) Dacă avem de-a face cu un agent economic plătitor de t.v.a. , formula contabila trebuie sa o evidentieze separat, ea fiind un drept al sau «de deducere», iar formula contabila va fi:

( Extras din Registrul jurnal’’ ):

Explicaţii Contul care Contul care S u m a

se debiteaza se crediteaza

Debit Credit

% = 401 1.190

Furnizori

301-Materiale aux. 1.000

442-T.V.A 190

Aceasta este "formula contabilă compusă" intrucat ea contine două formule contabile simple:

301 = 401 - 1.000 si

442 = 401 - 190

Pe care trebuie să o folosim? Pe oricare, numai că este bine să alegem varianta care să asigure citirea "încrucişată" a fiecărui cont cu corespondentul său din relaţia de blocare a operaţiei respective (in cazul de fata,mai corecta este formula contabila compusa).

Remarca: sa nu uitam, formula contabila se scrie pe macheta Registrului jurnal, care poate fi si un set de registre ce se centralizeaza siurmeaza un anume tratament de control si pastrare.Concomitent,pentru fiecare cont se deschide cate o partida in Registrul cartea mare, in care se centralizeaza rulajele debitoare si creditoare ale acestora, defalcate pe conturi corespondente.

Deasemeni, sa nu avem impresia ca o anume operatie economica,spre exemplu o aprovizionare cu materiale, se reflecta numai printr-o formula contabila,ci prin mai multe ,defalcate omogen : primirea materialelor,plata cheltuielilor de transport,plata furnizorului si inca alte situatii particulare. Dubla înregistrare şi formula contabilă constituie un model economic ideal pentru reprezentarea şi urmărirea patrimoniului care fac din contabilitate, datorită autocontrolului şi clasării "la ordin" a informaţiilor, un sistem unic şi ideal de conducere financiară a afacerilor, de suport real al promisiunilor, de analiză, control şi fiscalitate, un sistem unic şi de neÎnlocuit. În fapt "Legea contabilităţii"(nr.82/1991,republicata 2007) prevede expres că "contabilitatea se conduce în partidă dublă" (în varianta cu două circuite, precizăm noi), ceea ce trebuie să asigure:

§ a) Înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a tuturor operaţiilor patrimoniale, în funcţie de natura lor, în mod simultan, în debitul unui cont şi creditul altuia (sau altor conturi), denumite conturi corespondente (şi invers);

§ b) stabilirea totalului sumelor debitoare şi creditoare, precum şi a soldului final al fiecărui cont;

§ c) Întocmirea balanţei de verificare, ea reflectând egalitatea dintre totalul sumelor debitoare şi creditoare şi totalul soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor;

§ d) prezentarea situaţiei patrimoniului şi a rezultatelor obţinute, respectiva activelor şi pasivelor prin bilanţ, precum şi a veniturilor, cheltuielilor şi a profitului/pierderilor prin contul de profit şi pierdere (sau contul de execuţie).

Sistemul conturilor "în cadrul general", dubla înregistrare şi generalizarea bilanţieră formează un angrenaj infailibil pentru urmărirea şi. controlul patrimoniului şi al rezultatelor activităţii de prea mare fineţe şi utilitate spre a nu fi realizat întocmai, indiferent de efortul pe care îI reclamă.